O trabalho de assessoria de imprensa em shows e eventos de grande porte é bastante desafiador.
Afinal, exige uma série de habilidades, como escrever um bom texto, chamar a atenção dos jornalistas para a sua pauta, manter um relacionamento próximo com a produção do show/artista e cuidar para que tudo ocorra conforme o planejado no grande dia.
É preciso também ter (muito!) jogo de cintura e agir rápido para reverter os imprevistos comuns a esse tipo de atividade.
Aqui estão algumas das principais etapas da assessoria de imprensa em eventos e o papel do jornalista em cada uma delas:
ANTES DO EVENTO
Briefing (Coleta de informações)
Todo o processo se inicia com uma reunião entre o assessor de imprensa e o cliente para discutir cada detalhe do evento:
- Quando o evento será realizado?
- Quais artistas comparecerão?
- Como o público faz para participar?
- Existe alguma causa por trás deste evento?
- Quais mensagens os organizadores desejam transmitir ao seu público?
- Existirá alguma logística ou acontecimento especial que seja de interesse do público?
- Entre outras questões.
Elaboração do release (Sugestão de pauta)
Com essas informações à mão, o jornalista elaborará um texto – conhecido como release ou sugestão de pauta – em que usará técnicas específicas para atrair o interesse de produtores, pauteiros, repórteres e editores de veículos televisivos, impressos, eletrônicos e de rádio.
Aprovação
Antes de contatar os colegas das redações, o assessor de imprensa submeterá a sugestão de pauta à aprovação do cliente. Aliás, é sempre importante frisar: absolutamente tudo o que for comunicado à mídia deve, obrigatoriamente, passar pelo crivo da empresa contratante dos serviços de assessoria de imprensa.
Contato com jornalistas
Após o release ser aprovado pelo cliente, o assessor de imprensa contatará os jornalistas por telefone e email.
Enquanto alguns veículos optarão por publicar notas e matérias pré-evento, outros optarão por fazer a cobertura in loco.
Esquema especial para entrevistas
Quanto maior for a representatividade do artista para o público em geral, mais os jornalistas se interessarão em cobrir o evento.
Portanto, é fundamental que o assessor de imprensa e a produção do artista montem um esquema especial de entrevistas antes e/ou depois do evento, com prévio credenciamento para os jornalistas e fotógrafos que farão a cobertura.
Em um destes grandes eventos em que trabalhamos, por exemplo – com show da Elza Soares no Bloco Ilú Obá de Min para 40 mil pessoas -, estabelecemos que a cantora faria uma entrevista coletiva em seu camarim antes do show.
Dessa forma, as emissoras que cobriram, puderam se programar previamente para entrar com um link ao vivo, chamando em seguida para a entrevista gravada momentos antes dela subir ao palco.
NO DIA DO EVENTO
Novo briefing
É comum que algumas das estratégias previamente traçadas tomem um rumo diferente do planejado no dia D.
Por isso, é papel do assessor de imprensa chegar ao local horas antes do evento e checar novamente todas as informações com a produção do artista, para que possa transmiti-las com exatidão aos jornalistas que farão a cobertura.
Sensibilização dos jornalistas
Voltando a comentar sobre o evento com a Elza Soares e o Bloco ilú Obá de Min, o trabalho só seria completo se, além de entrevistarem a cantora, os jornalistas ouvissem também os representantes do bloco, que eram os contratantes do serviço de assessoria de imprensa.
Em momentos específicos do evento, portanto, foi preciso estar atento a oportunidades de sensibilizar os jornalistas a ouvirem o meu cliente.
Deve-se ter cuidado, neste momento, para não forçar a barra e nem insistir demasiadamente para que o repórter entreviste a sua fonte, pois isso só atrapalhará todo o processo.
Agindo com o devido bom senso e delicadeza, conseguimos que a fundadora do bloco, Beth Beli, concedesse entrevistas para SBT, TV Estadão, Globonews, TV Brasil e Folha de S. Paulo.
E no final das contas, todo mundo ficou feliz: os jornalistas, que puderam entrevistas a Elza; a própria cantora, que teve ampla exposição na mídia; e o bloco, que me contratou justamente para organizar todas as etapas referentes à imprensa e, de quebra, aparecer na mídia.
Acompanhamento das atividades
É dever também do assessor de imprensa acompanhar o desenrolar dos acontecimentos durante o evento e ter o bom senso e jogo de cintura necessários para controlar eventuais imprevistos, como a chegada em última hora de jornalistas não credenciados e pessoas querendo “invadir” a área dedicada à imprensa, entre outros.
PÓS-EVENTO
Clipagem dos resultados na mídia
O pós-evento é, certamente, o momento mais importante do serviço de assessoria de imprensa. Afinal, é quando os resultados mais importantes pipocarão em diversos veículos, exigindo do assessor de imprensa muita atenção para não perder os lances mais importantes e entregar para o cliente as notícias publicadas em veículos de TV, rádio, impressos e internet.
Somente ao final dessa atividade, conhecida como “clipping”, dá-se por encerrado o serviço.
Como podem ver, o serviço de assessoria de imprensa em eventos é árduo, trabalhoso e cansativo, mas sem grandes mistérios, desde que se tenha bom senso, jogo de cintura e fôlego para aguentar o ritmo forte de todas as etapas de produção e divulgação das atividades.
Além dos resultados obtidos na mídia televisiva (veja acima), confira abaixo mais alguns clippings que conquistamos com o Bloco Ilú Obá de Min:
Estadão:
Folha:
Revista da Folha:
Diário de S. Paulo:
Terra:
Brasileiros:
